簡易書留を送る方法

突然ですが『簡易書留(かんいかきとめ)』を利用したことはありますか?

大学受験の願書を送ったときや仕事の書類を送る際に利用したことのある方もいるでしょうが、そもそも『簡易書留』というよりも『書留』なんてもの全般を送ったことがない、という人も少なくないかもしれません。

知識のまったくない人が、ある日突然、「この書類は簡易書留でご返送ください」と指示されたら、焦ったり動揺したりするのは仕方のないことでしょう。

「ポストに投函してもいいの?」「切手代はいくら?」「専用の封筒が必要?」など、簡易書留を送ることになったとき、湧き出る様々な疑問すべてにお答えします!

簡易書留を出すなら郵便局に行く必要あり。料金は郵便料金+310円

『簡易書留で送ってください』と言われたら、これから送る郵便物は『確実に出した・届いた』という証拠と、それを『発着した明確な時間』の証明が必要な、重要なものだと認識すべきです。

簡易書留を送る場合は、郵便物を郵便局へもっていき、窓口での簡易書留の手続きが必要なので、ポストやコンビニ投函は不可。

勝手に『簡易書留』と封筒の表に大書して既定の料金分の切手を貼って、家の近所のポストやコンビニの郵便ポストに投函しても、それは『簡易書留』ではありません。

簡易書留を含む書留郵便とは、追跡番号(その郵便物が届け先に配達されているか調べられる追跡サービスが利用できる番号)が割り振られており、配達データが記載されている郵便物を言います。

郵便局の窓口で受け付けてもらい、追跡番号が記載されたシールを封筒に貼ることではじめて『書留』郵便になるのです。

書留は、『いつ出した』『いつ届いた』かが確実に記録され、その証明にもなるので、重要な書類などの受け渡しに利用されることが多い郵便サービス。

郵便事故の少ない日本では、普通に手紙を送っても届かないことはまずありませんが、確実に郵便を相手に届けたい・確実に受け取りたい、そして郵便の発着事実の証明が必要な場合には、書留を利用するのが一般的です。

簡易書留の場合は、郵便物の通常の郵便料金に310円(税抜)をプラスした料金となります。

書留の種類は3つ

タイトルの疑問への答えが明らかになったところで、書留の基礎から解説していきましょう。

そもそも書留には、以下の3種類があります。

一般書留

窓口での郵便物の引き受けから配送までの送達全過程が記録され、追跡可能。
万が一、郵便物が壊れたり、届かなかったりしたときは、実損額を賠償してもらえます。

貴金属(現金を除く)の送付もできます。ただし、 賠償上限は10万円。
また、日曜や祝日にも配送してもらえます。

料金は、通常の郵便料金+430円(補償額5万円ごとに+21円で、最大500万円まで補償)

現金書留

郵便で現金を送付する場合は、この現金書留以外で送ることはできません。

郵便局の窓口で購入できる現金書留専用の封筒が必要で、封筒には現金以外に、手紙も同封できます。

郵便局窓口で買える現金書留用の封筒には定形郵便物サイズと少し大きい定形外郵便物サイズの2タイプがありますが、どちらも21円です。

窓口での郵便物の引き受けから配送までの送達全過程が記録され、追跡可能。

万が一のときの現金書留の保証額は、窓口で現金書留の封筒を差し出したときに伝えた額になりますが、上限額は50万円で、差出時に保証額を伝えなかった場合は1万円が保証額として設定されます。

日曜日や祝日にも配送してもらえます。

料金は、通常の郵便料金+430円(封入額1万円まで。それ以上は、5,000円ごとに10円追加/50万円まで)

簡易書留

配達記録が残る郵便で、引き受け・配送の段階で記録され、追跡できます。

貴金属の送付ができ、万が一の場合には補償もあります(上限5万円)。

日曜祝日にも配送されます。料金は、通常の郵便料金+370円

一般書留と簡易書留の違い・使い分け

書留3種のうち、現金書留は現金専用だということはわかるのですが、とまどってしまうのは一般書留と簡易書留の違いではないでしょうか。

『何が違うの?』『どう使い分ければいい?』という疑問を解消していきましょう。

一番の違いは『料金』と『補償額』

一般書留と簡易書留の最も違う点は、その料金と補償額です。

料金は、一般書留の430円に対して、簡易書留は370円なので、簡易書留のほうが60円安くなっています。

この料金の違いは、万が一の不着・破損時の補償額。

簡易書留は5万円が補償の上限となっていますが、一般書留の場合は10万円までです。

さらに一般書留は、補償額5万円ごとに21円の料金加算で最大500万円まで補償可能。

高価な貴金属や高額な有価証券や商品券などを送る場合には、一般書留を選んだほうが安心ですね。

追跡記録の違い

一般書留と簡易書留では、追跡記録にも違いがあります。

どちらも記録はされるのですが、簡易書留の場合は、郵便物の引き受けと配送のみの記録です。

しかし一般書留は、引き受けと配送だけでなく、中継局も記録されるため、追跡サービスを利用すれば、荷物が現時点でどこにあるかを細かくチェックすることができます。

一般書留と簡易書留は、どう使い分ける?

サービス内容を比較してみた結果、追跡記録の詳しさや補償額の違いが、一般書留と簡易書留の料金の差であることがわかりました。

では、このふたつをどのように使い分けるのが正解でしょうか。それぞれの書留サービスに利用するとよいものの実例を挙げてみます。

簡易書留

  • 契約書などの重要書類
  • 受験用の願書
  • 確実に送ったことを証明したい物品や書類
  • 5万円以内のチケットや商品券など

一般書留

  • より重要な契約書、権利書などの重要書類
  • 5万円を超える高額な貴金属類
  • 5万円以上の商品券
  • 相手方に届くまで、絶えず配送の状況を確認したい重要なもの・手紙

書類などについては『念には念を入れ』て送りたい最高に重要なものを一般書留にし、しっかり相手方が受け取ったか確認・証明したい場合は簡易書留をチョイス。

金券や貴金属を送る場合は、5万円の補償額に収まるものは簡易書留、それを超える高額なものは一般書留、という感じでしょうか。

いずれにせよ、送付先が『簡易書留で』『一般書留で』と郵送法を指定している場合は、勝手に判断するのではなく、送付先の指示に従うことが大切です。

配達した『記録』だけが欲しいなら、特定記録郵便という手も

書留の特徴の一つは、郵便物の配達記録をしてくれることです。

この配達記録だけが必要なら、簡易書留よりも安い特定記録郵便を利用する方法もあります。

特定記録郵便の料金は通常郵便料金+160円ですから、かなりお得。
ただし、簡易書留とは以下の点が違います。

  • 郵便物の紛失・破損に対する補償がありません
  • 郵便物を送付先に手渡しで届けますが、受け取り主のサインは必要ありません
  • 日曜・祝日は翌営業日の配送となります

近年では、配達の記録さえ取れれば、補償の必要がない書類などには、ビジネスでも特定記録郵便を使う場合も多いです。

まとめ ちゃんと届かないと困る郵便物は、簡易書留で送ろう

非常に高額・貴重なものを送る場合以外で、相手にちゃんと届かないと困る郵便物を送るのに最適なのが、簡易書留です。
『簡易』とついているものの、5万円以内なら補償がありますし、発着の記録が残りますから、大事な書類などを送るときは簡易書留を利用することをお勧めします。

インターネットオークションなどで、落札物を送るときなどには、補償の有無や日・祭日の配達の有無などを落札主にしっかり説明したうえで、簡易書留のほかに料金のより安い特定記録郵便などの選択肢を提示してあげると親切ですね。

『郵便局の窓口でしか受け付けてもらえない』と聞くと、面倒くさそうとか難しそうと思う方もいるかもしれませんが、その手続きは拍子抜けするほど簡単です。
重要な書類を送るときはビジネスシーンでもスタンダードな方法ですし、コンビニで宅配便を使うよりも料金が安く済むケースも多いので、機会があったらぜひ1度トライしてみてください。

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